L'importance du classement dans une entreprise

Dans un environnement professionnel où la compétitivité est de mise, le classement au sein de son entreprise joue un rôle crucial.

Parce qu'il permet de :

1️⃣ - Structurer et organiser : Un BON classement facilite l'accès à l'information et la gestion des priorités. Que ce soit des documents administratifs, des dossiers clients ou des données financières, tout doit être à portée de main.

2️⃣ - Gagner du temps : Un système de classement CLAIR et EFFICACE permet de réduire considérablement le temps (et le stress !!!) de recherche d'informations, augmentant ainsi la productivité et l'efficacité.

3️⃣ - Assurer la conformité : une gestion rigoureuse des documents et des données est essentiel pour respecter les obligations légales et réglementaires, en particulier dans des secteurs sensibles.

4️⃣ - Améliorer la collaboration : lorsque chacun sait où trouver les informations lorsque chacun sait où trouver les informations nécessaires, la collaboration entre les équipes s'en trouve renforcée, permettant des prises de décision plus rapides et mieux informées.

5️⃣ - Préparer l'avenir : un bon classement permet aussi d'anticiper les besoins futurs et d'assurer la continuité de l'activité même en cas de changement ou de crise.

Passons au vif du sujet ! 😉

Définition :

🔎Le classement désigne l’action de trier, organiser et ranger des documents, objets ou informations selon un ordre précis ou des critères établis.

Les bonnes règles :

1- Choisir un classement selon ses besoins (alphabétique, numérique ou thématique)

2- Mettre en place une structure simple, logique et cohérente

3- Utiliser le matériel adéquat

(Prenons comme exemple un de mes clients qui a 3 sociétés, après avoir trié les documents, j'ai élaboré un plan de classement et nous avons vu ensemble le titre des dossiers et sous-dossiers à inscrire afin que cela soit simple pour lui et ses associés ; ensuite le classement et l'archivage ont pu être réalisés)

TRIER

→ Un tri rigoureux des documents est important

• Identification des documents par société

• Identification des documents actifs : tous les documents nécessaires à la gestion quotidienne doivent être classés rapidement dans les dossiers adéquats

• Documents à archiver : Ceux n’ayant plus d’utilité (N-1), mais encore sous délai légal de conservation (à classer dans les boîtes à archive)

• Documents obsolètes : Ils doivent être détruits. Les documents sensibles ou contenant des données personnelles doivent être détruits avec un destructeur de papiers

CLASSER

→ Faire la distinction entre la gestion des documents :

• Quotidienne : ex. “à faire”, “à classer” dans corbeilles à courrier sur le bureau

• Fréquente : ex. “factures d’achat” dans classeur à portée de main

• Régulière : ex. “client/stagiaire” dans dossier suspendu ou range revue

• À archiver : ex. “année 2023" selon le nombre de documents, cela peut tenir dans une boîte d’archive

→ Les différents types de classement :

• Alphabétique : par ordre de succession des lettres de l'alphabet selon le mot directeur

• Chronologique : de la date la + ancienne à la + récente

• Numérique : attribuer un numéro dés l'arrivée d'un document (tenir à jour un répertoire de correspondance entre la dénomination de l'élément et son numéro)

• Thématique ou idéologique : par thème

• Alphanumérique : par ordre alphabétique puis numérique

• Géographique : pays, département, ville, quartier,...

• Décimale : utilisé par les bibliothèques (mélange du classement numérique et thématique)

→ Pour répondre aux objectifs de l'entreprise, un PLAN DE CLASSEMENT doit être identique pour le classement informatique et physique.

• Dossiers principaux par société : une couleur par société pour les différencier
  

• Sous-dossiers par thématiques, par ordre alphabétique et chronologique

  • Administratif : Assurances, statuts, kbis, copro, notaire, qualiopi,...

  • Financier : Banque, impôts, comptabilité

  • Production: Clients

  • Social : Salariés, registre du personnel, stagiaires,...

ARCHIVER

• Archivage physique: Les documents archivés sont rangés dans des boîtes à archive clairement étiquetées (informations sur le contenu, l’année d’archivage et la date de destruction prévue). Classés par société puis catégorie (un intercalaire peut séparer les sections), groupés les documents avec des clips.
  

• Archivage numérique : Les documents sont stockés sur un serveur sécurisé ou un cloud professionnel. Mise en place d’une sauvegarde automatique et de mesures de protection des données est recommandée.

⚠️ Attention à respecter les délais légaux de conservation des documents.

Conclusion :

Le classement prend du temps à mettre en place, je ne vais pas vous mentir !!! mais une fois tout installé, se sera clair dans votre tête et facile pour retrouver vos papiers.

Si vous trouvez des excuses pour reporter au lendemain cette tâche, il serait judicieux de déléguer.

Ne sous-estimez pas la puissance de l'organisation pour booster vos performances

Sophie Watremetz